Uanset om du arbejder et ni til fem job, telecommute eller bliver hjemme med børnene, har alle brug for en effektiv metode til at styre deres dag. Når alt kommer til alt er perfektionisme, udsættelse og myten om multitasking alle meget reelle farer, der kan holde selv de mest produktive mennesker fast på ét sted. Så hvordan tager du kontrol over din tidsplan og virkelig får tingene gjort?
Ifølge folk som Elon Musk og Bill Gates handler det hele om at tage kontrol over din tid og din tidsplan. For dem bruger de "mikroplanlægning", hvilket indebærer planlægning af deres dag i intervaller på fem minutter. Selvom denne type detaljer muligvis ikke er nødvendig for den gennemsnitlige person, er der stadig en lektion derinde for os alle, der tager kontrol over din tid ved at planlægge eller opdele den i bidder eller blokke gør dig mere produktiv. Og den nemmeste og mest effektive måde at gøre det på er "tidsblokering".
Hvorfor tidsblokering fungerer
Nogle gange benævnt "monotasking" eller "time chunking", er tidsblokering en tidsstyringsteknik, hvor du blokerer for en periode for at udføre en bestemt opgave.
For eksempel i stedet for at kontrollere din telefon hver gang du får en e-mail eller en meddelelse om sociale medier, blokerer du for bestemte tidspunkter i løbet af dagen for at returnere telefonopkald, svare på e-mails og kontrollere sociale mediekonti.
Du afsætter i det væsentlige specifikke tidsblokke til at udføre vigtige opgaver eller projekter. I sidste ende er din tidsplan opdelt i klumper af tid, hvor du fokuserer på en opgave eller et projekt ad gangen.
Denne type tidsstyring gør ikke kun din to-do-liste mere håndterbar, men den giver dig også mere kontrol over din dag og hjælper dig med at prioritere dine opgaver. Tidsblokering forbedrer også fokus og afskrækker udsættelse. Og i slutningen af dagen vil du føle, at du faktisk har opnået noget.
Argumentet mod multitasking
Mange mennesker tror, at de kan gøre flere ting på én gang og gøre dem alle godt. Men forskning viser, at kun ca. 2,5% af befolkningen er i stand til at multitaske effektivt, kun resten af befolkningen mener de multitasker effektivt.
Faktisk forsøger at gøre mere end én ting ad gangen som sms'er og køre eller skrive en vigtig e-mail, mens du returnerer en klients telefonopkald, kompromitterer din evne til at udføre begge opgaver godt.
I mellemtiden fandt en undersøgelse fra 2013 ved University of Utah, at folk, der prøver at jonglere med flere opgaver på én gang, er lettere distraheret, mindre produktive, laver flere fejl og scorer lavere på tilbagekaldelsestest.
Ligeledes kan skifte hurtigt mellem to projekter også påvirke resultaterne. Vi udfører opgaver meget mere effektivt, når vi giver dem vores fulde opmærksomhed. Hvad mere er, neurovidenskabere advarer om, at forsøg på at gøre flere ting ad gangen eller at dele vores opmærksomhed påvirker vores evne til at udføre selv enkle opgaver.
Hvad dette betyder er, at jo mere vi multitasker, jo mindre er vi i stand til at udrette. Årsagen er enkel. Vi mister vores evne til at fokusere, hvilket betyder, at projekter tager længere tid, end de burde.
Sådan bruges tidsblokering
Tidsblokering eller monotasking giver dig mulighed for at fokusere på et projekt ad gangen. Ikke kun vil denne tilgang skære ned på mentale fejl, men det kan også hjælpe dig med at frigøre din kreativitet, især fordi du vil trække al din energi og opmærksomhed til en opgave inden for den givne tidsblok. Her er en oversigt over hvordan du kan indarbejde tidsblokering i dit liv.
Udvikl din liste
Start med at lave en liste over alle de ting, der skal gøres for ugen. Skriv en liste over alle dine arbejdsprojekter, dine familieforpligtelser og endda dine træningsmål. Målet er at inkludere alt fra de telefonopkald, du skal foretage, til de måltider, du har brug for at forberede.
Sæt stjerner ud for de ting, der absolut skal afsluttes som projekter til arbejde, møder med klienter og lægeudnævnelser. Normalt udføres denne opgave en fredag efter arbejde eller en søndag aften inden arbejdsugen begynder.
Bestem dine prioriteter
Når din liste er udviklet, skal du gennemgå den og placere stjerner efter de projekter, der er dine højeste prioriteter for ugen. Prøv at begrænse det til omkring to til tre ting om dagen. Målet er, at du vil give dine vigtigste opgaver de primære slots i din tidsblokerende tidsplan. Du skal også planlægge at give tid hver dag til at svare på e-mails, returnere telefonopkald og kontrollere sociale medier.
Opret en daglig plan
Dit næste trin er at tænke over, hvor meget tid du har på en dag, og hvor meget tid du vil give til hver opgave på din liste.
Start med at oprette tidsblokke for de ting, du laver hver dag, som dine morgenrutiner og aftenritualer, træning, din pendling til og fra arbejde, måltider og måltider, hjælp til hjemmearbejde osv.
Et eksempel på en plan for en person, der distancerer, kan se sådan ud:
- 6:00 til 7:30 Morgenritual / træning
- 07:30 til 08:00 Tag børnene i skole
- 8:00 til 8:30 Svar på e-mails / Tjek sociale medier
- 8:30 til 10:30 Prioritetsprojekt (indsæt en af dine prioriteter)
- 10:30 til 11:00 Afbryd / returner telefonopkald
- 11.00 til 12.30 Prioritetsprojekt (indsæt en af dine prioriteter)
- 12.30 til 13:00 Frokostpause
- 13:00 til 13:30 Svar på e-mails / Tjek sociale medier
- 13:30 til 15.30 Prioritetsprojekt (indsæt en af dine prioriteter)
- 15.30 til 16:30 Børn vender tilbage fra skolen / snak om dagen
- 16:30 til 18:00 Forbered / spis middag / oprydning
- 18:00 til 19:00 Prioritetsprojekt (indsæt en af dine prioriteter)
- 19:00 til 9:00 Fritid / Hjælp til hjemmearbejde
- 9:00 9:30 Svar på e-mails / Tjek sociale medier
- 9:30 til 22:00 Aften ritual
Selvfølgelig er dette en meget enkel plan og ville ikke være egnet for alle. Nøglen er, at du udvikler en plan for din typiske dag med tidsblokke, hvor du kan fokusere på dine vigtige opgaver eller projekter.
Hvis du arbejder for et firma, der har teammøder, regelmæssige træninger eller ugentlige konferenceopkald, skal du også redegøre for dem. Og glem ikke at tillade rejsetid, hvis du har møder eller aftaler, som du har brug for at deltage i løbet af ugen. Du skal muligvis også udvikle en anden plan for weekenden.
Nogle mennesker bliver nødt til at udvikle nye tegninger hver uge. Andre mennesker har et meget struktureret arbejdsmiljø og kan bruge den samme tegning uge efter uge. Gør hvad der virker for dig. Du har kontrol over din tidsplan og kan tilpasse og ændre den, så den passer til dine behov og prioriteter.
Bloker din hele dag
Ideelt set, når din plan er færdig, vil du være i stand til at blokere hver dag i ugen. Start med dine højeste prioriteter, og gå derfra. For eksempel, hvis din højeste prioritet for ugen er at skrive en omfattende aktivitetsrapport inden fredag, så tænk over, hvor lang tid det tager dig at sammensætte den.
Derfor, hvis du tror, det vil tage dig fire timer at færdiggøre rapporten, kan du planlægge to timer mandag og to timer tirsdag for at arbejde på rapporten. Planlæg derefter onsdag en time til at bevise det, foretage ændringer og færdiggøre det. Ved at planlægge tidsblokke tidligt på ugen til at færdiggøre rapporten forhindrer du ikke kun udsættelse, men du afsætter også den tid, du har brug for til at fokusere på at udvikle rapporten.
Beskyt din tid
Når du har afsluttet din tidsplan, skal du beskytte din tid så godt du kan. Selvfølgelig vil uventede ting komme op, og du bliver nødt til at være fleksibel. Men modstå trangen til at opgive din prioriterede projekttid til noget, der kan vente.
Kommuniker til kolleger og familiemedlemmer, når du ikke vil være tilgængelig. Derefter skal du behandle disse tidsblokke som om du mødtes med en meget vigtig klient. Ingen ville tænke at afbryde dig under et møde. Ligeledes er målet, at du ikke bliver afbrudt i løbet af din beskyttede prioriterede projekttid.
Et ord fra Verywell
Effektiv brug af tidsblokering kan hjælpe dig med at tage kontrol over din dag, fokusere din opmærksomhed og afværge udsættelse. I første omgang kan det tage nogle forsøg og fejl at oprette en plan, der fungerer for dig, men med lidt øvelse og en lille dosis tålmodighed vil du være en proff på ingen tid.
Tips til at hjælpe voksne med ADD / ADHD holde fokus på arbejdet