Jeg plejede at være en stor fan af multi-tasking, da det blev en populær produktivitetsstrategi. Ideen om at fordoble produktiviteten ved at udføre flere ting på én gang er ret tiltalende for travle mennesker, og i disse dage er de fleste af os travle mennesker. Imidlertid viser flere undersøgelser, at multitasking i de fleste tilfælde kan påvirke produktivitet og effektivitet negativt. Sådan gør du.
Multi-Tasking og din hjerne
Fokusering på mere end en opgave ad gangen, gentagne gange skift frem og tilbage mellem to eller flere opgaver eller fokusering på mange ting på kort tid kan alle betragtes som 'multitasking', og de kan alle efterlade dig mindre fokuseret og effektiv end tænker du måske. Dette skyldes, at det tager tid for dit sind at tilpasse sig et skift i fokus; hver gang du skifter fokus, skaber du et andet behov for dit sind re-fokus, og dette kan dræne dig for tid og energi. Det kan også betyde, at når du multitasker mellem mere end en aktivitet, der kræver tanker om fokus, tager det længere tid, end det ville have taget, hvis du havde fokuseret på hver opgave individuelt.
Når multitasking fungerer
Når du grupperer en opgave, der kræver fokus og koncentration, med en, der hovedsagelig er fysisk, og noget der kan udføres på 'auto-pilot', fungerer multi-tasking godt. Dette skyldes, at du kan sætte det meste af dit fokus på en aktivitet og lade den anden blive gjort sekundært; du behøver ikke at fortsætte med at flytte et højt fokusniveau fra den ene aktivitet til den anden. Her er nogle eksempler på parrede aktiviteter, der er mere modtagelige for multi-tasking:
- Lytte til musik eller lydbøger under træning
- At have en afslappet samtale mens du laver husarbejde
Når det ikke virker
Multi-tasking kan være et fokusmord og energidræn, når du prøver to opgaver, der kræver bevidst tanke. Her er nogle eksempler på aktiviteter, der bedst udføres separat:
- Lytte til musik eller lydbøger, mens du skriver
- At have en afslappet samtale mens du laver lektier (medmindre du taler om selve lektierne)
Alternativer til Multi-Tasking
Hvis du finder dig selv multitasking meget af tiden, skal du overveje at tage en pause fra det. Du behøver ikke helt opgive multi-tasking, men her er nogle alternativer at prøve. Se hvordan du har det, når du inkorporerer disse, når det er muligt.
Enkeltopgave
Når du føler dig fristet til at klemme for mange aktiviteter ind i samme rum, skal du give dig selv tilladelse til at vælge det vigtigste for øjeblikket og kun fokusere på det, hvis det er muligt. (Du skal muligvis oprette en plan for, hvornår du kan adressere de andre aktiviteter, der skal udføres, før du kan rydde dem fra dit sind, men dette er en del af processen. For mere om dette, se "chunking" nedenfor). er simpelthen for mange ting at gøre, kan det være nødvendigt at parre nogle af dine ansvarsområder. (Bare rolig, det kommer vi også om et øjeblik.)
At fokusere på en opgave ad gangen kan som nævnt virkelig spare dig for tid, så det lønner sig at blive vant til at fokusere på en ting ad gangen så meget som muligt eller så meget som det giver mening at gøre det.
Brug "Chunking"
Når du har mange opgaver at gøre i løbet af dagen, er 'chunking' en nyttig tidsstyringsstrategi, der sparer dig for multi-tasking. Konceptet bag chunking er at afsætte klumper af tid til at fokusere på en bestemt opgave, mens minimering af afbrydelser og gruppere lignende opgaver sammen (som at kontrollere alle e-mails på én gang snarere end hele dagen) for at fokusere på alt på én gang i løbet af et bestemt stykke af tid. Dette eliminerer den ekstra tid det tager at hurtigt skifte fra en aktivitet til en anden og sparer i sidste ende tid, da lange strækninger af dagen bruges med større fokus og effektivitet.
Par ned din tidsplan
Hvis du finder dig selv kronisk multi-tasking af nødvendighed, fordi der simpelthen er for meget at gøre, kan single-tasking hjælpe (fordi du faktisk reducerer den samlede tid, det tager at få tingene gjort), men du kan have gavn af at skære nogle af forpligtelserne i din tidsplan, der ikke er absolut nødvendige. Har du nogle vaner, der dræner din tidsplan, men ikke tjener dig eller forpligtelser, som du kan droppe uden nogen varige, stærkt negative konsekvenser? Når du ser på dine prioriteter og på din tidsplan, som det er nu, overvejer du, om du kan reducere det store antal ting, du skal gøre på en dag, og du måske føler dig mindre stresset og presset på for tiden.